土地を購入して、建築士に図面を描いてもらって、注文住宅を建築中です。
その際、びっくりするくらいの書類の束、束、束…
しかもなにやら重要そうなものばかり。
増えていく一方の書類をどう管理すれば良いでしょうか？
増え続ける注文住宅関係書類は、どう管理すればいいの？
注文住宅の書類は想像以上
注文住宅を建てようと考え始めた頃からでいうと、紙の資料も含めた書類の量が半端なく溜まります。
土地を探している頃の、チラシから始まり、
建築士との打ち合わせ資料、各種セミナーのパンフレット、ハザードマップなどの各種資料…
さらに、土地の契約、建築士との契約、住宅ローンの契約と
ステップが進むごとに、紙の書類がどんどん溜まっていきます。
土地の契約をした時に、不動産屋さんから、土地の売買契約書と一緒に
それは立派なファイルケースをいただきました。
でも、そのファイルケースだけでは入りきらないくらいの
書類の山がその後も待ち受けていました。
それでも最初こそ、不動産屋さんとの間で交わされたもの、
建築士との間で共有したもの、銀行との間で交わされた書類…と
書類の種類によってファイルを分けて、分類を試みていました。
が、しかし。
次から次に増える資料や（しかもタイミングもわからない）、分別不能に感じる資料（素人にはですが…）など
はじめて家づくりするぼくのような人が整理整頓するには、
資料の数も種類も複雑すぎて、ちょっと難易度が高いです。
不動産屋、銀行、建築士…と、なんとか分類していたとしても、
建築士からもらった図面をを銀行に渡さなければいけない、とか、
不動産屋からの資料を建築士に渡さなければならない、とか、
ごちゃごちゃになってしまって、
なんの書類がどこにあるのかわからなくなってしまうんですよね。
オススメは日付順
そこで、オススメしたいのが、とにかく日付順に書類を管理していく方法です。
一冊のクリアファイルに、家関連のイベントが起きた順に、紙資料をファイリングするだけ。
クリアファイルのひとつの収納に、その日にでてきた書類を
ひとまとめにしてファイリングするだけです。
このままだと、書類の一番上に収納されているものしか
ぱっと見でわからなくなってしまうので、
ポストイット（大きなサイズがオススメです）で簡単なメモを貼って起きます。
- 2017.3.21
- 設計図面（２回目）
- スケジュール
- 設計料請求書
このように、日付と同じクリアファイルのポケット収納の中に入っている書類の名称を貼っておきます。
建築士との打ち合わせで出た書類は赤いポストイット、
銀行との書類なら青いポストイット、
不動産屋との書類なら黄色いポストイット、
などとポストイットの色で分けたら、さらにわかりやすいですね。
参考にしたのは「情報は１冊のノートにまとめなさい」
とにかく残していくだけの書類の保管方法なら、分類をする必要がありませんし、
かつ、時系列で並んでいるので、
必要な書類がいつ頃のかわかれば、素早く見つけ出すことができるので、便利ですよ。
この方法は、奥野宣之さんのノート術でおなじみの「情報は１冊のノートにまとめなさい」と同じやり方ですね。
家づくりの資料って、いっぱいある割には、毎日生じるようなものでもないので、
わすれがちです。
とにかく複雑になりがちなので、情報と同じで、シンプルに、そして整理しない。
その方が、きっといつの間にか使いやすい資料ができあがってるはずです。
